Coordonnées du responsable de traitement
- Raison sociale : MIBsoft, SAS — RCS Paris 108 134 750
- Adresse : 173 rue de Courcelles, 75017 Paris
- DPO / Référent RGPD :
[À COMPLÉTER] — dpo@mibsoft.fr
Note méthodologique : ce registre réunit les deux registres de l'article 30. Les traitements pour lesquels MIBsoft est responsable de traitement (fiches 1, 4, 5, 6, 7 et 7 bis) relèvent de l'article 30 §1. Ceux pour lesquels MIBsoft agit en sous-traitant — données créées par les centres de formation (fiches 2 et 3) et l'ensemble de la branche entreprise (fiches 8 à 13) — relèvent de l'article 30 §2 ; chaque fiche l'indique en tête, et elles sont communiquées aux Clients qui en font la demande.
Fiche n° 1 — Gestion des comptes centre de formation
| Responsable | MIBsoft |
| Finalité | Gestion contractuelle, ouverture, suivi et clôture des comptes administrateurs des centres clients |
| Base légale | Exécution du contrat (art. 6.1.b RGPD) |
| Catégories de personnes | Représentants légaux et administrateurs des centres de formation |
| Catégories de données | Identité (nom, prénom, fonction), contact pro (email, téléphone), entreprise (raison sociale, SIRET, adresse) |
| Destinataires | Équipe MIBsoft (commercial, support, comptabilité), hébergeurs sous-traitants (Supabase, Vercel) |
| Transferts hors UE | Aucun pour la donnée principale (Frankfurt). Métadonnées Vercel : USA — SCC + DPF |
| Durée de conservation | Durée du contrat + 3 ans (prescription commerciale) |
| Mesures de sécurité | RLS, chiffrement, MFA recommandé, journalisation |
Fiche n° 2 — Comptes formateurs (sous-traitance)
| Rôle MIB | Sous-traitant (le responsable est le centre de formation employeur) |
| Finalité | Hébergement et mise à disposition d'une interface de gestion pédagogique pour les formateurs |
| Catégories de personnes | Formateurs salariés ou indépendants des centres clients |
| Catégories de données | Identité, email pro, rôle, sessions animées, statistiques personnelles d'usage |
| Destinataires | Administrateur du centre, équipe support MIB (sur demande explicite) |
| Transferts hors UE | Aucun (Supabase Frankfurt) |
| Durée de conservation | Durée du contrat centre + 30 jours (réversibilité) |
| Mesures de sécurité | RLS multi-tenants par centre, journalisation des actions, chiffrement |
Fiche n° 3 — Comptes stagiaires (sous-traitance)
| Rôle MIB | Sous-traitant (le responsable est le centre de formation organisateur de la session) |
| Finalité | Participation aux modules pédagogiques (QCM, Quiz Salle, Challenge Cup, SSI), suivi de progression, traçabilité des présences |
| Catégories de personnes | Stagiaires SSIAP 1, 2, 3 inscrits par les centres |
| Catégories de données | Identité (nom, prénom), email, pseudo Challenge Cup, scores QCM, présences, temps de réponse, photo de profil (optionnelle) |
| Destinataires | Formateurs et administrateur du centre concerné uniquement (isolation RLS) |
| Transferts hors UE | Aucun (Supabase Frankfurt) |
| Durée de conservation | Durée de la formation + 3 ans (cohérence Qualiopi) — réversibilité 30 jours après fin contrat centre |
| Mesures de sécurité | Isolation par centre, pseudo possible sur Challenge Cup, chiffrement |
Fiche n° 4 — Paiements et facturation
| Responsable | MIBsoft |
| Finalité | Encaissement des abonnements, édition des factures, suivi des paiements, recouvrement, comptabilité |
| Base légale | Exécution du contrat (art. 6.1.b) et obligation légale comptable (art. 6.1.c — L. 123-22 C. com.) |
| Catégories de personnes | Représentants des centres clients ayant la responsabilité financière |
| Catégories de données | Identité, contact, raison sociale, SIRET, adresse de facturation, montant, mode de paiement, statut, token Stripe (pas de CB stockée) |
| Destinataires | Comptabilité MIB, Stripe (paiement), expert-comptable, autorités fiscales sur réquisition |
| Transferts hors UE | Stripe : traitement principal en UE (Irlande) |
| Durée de conservation | 10 ans à compter de la clôture de l'exercice (article L. 123-22 C. com. et L. 102 B LPF) |
| Mesures de sécurité | Tokenisation Stripe, pas de stockage CB, accès limité comptabilité |
Fiche n° 5 — Support utilisateurs et contact
| Responsable | MIBsoft |
| Finalité | Traitement des demandes de support, réponse aux questions commerciales, suivi qualité |
| Base légale | Exécution du contrat / intérêt légitime à répondre aux demandes |
| Catégories de personnes | Utilisateurs ayant contacté le support, prospects |
| Catégories de données | Identité, email, contenu du message, pièces jointes éventuelles, historique d'échanges |
| Destinataires | Équipe support MIBsoft |
| Transferts hors UE | Aucun pour l'envoi d'emails : Mailgun est utilisé dans sa région UE. |
| Durée de conservation | 3 ans à compter du dernier échange (prescription) |
| Mesures de sécurité | Outil interne ou helpdesk sécurisé, accès limité |
Fiche n° 6 — Journalisation et logs techniques
| Responsable | MIBsoft |
| Finalité | Détection d'incidents de sécurité, audit, diagnostic technique, lutte contre la fraude et l'abus |
| Base légale | Intérêt légitime (sécurité du SI — art. 6.1.f), obligation légale (LCEN art. 6 II — conservation 1 an des données de connexion) |
| Catégories de personnes | Tous utilisateurs du service |
| Catégories de données | Adresse IP, user-agent, horodatage, action effectuée, ressource consultée, code de réponse HTTP |
| Destinataires | Équipe technique MIB, hébergeur (Supabase, Vercel) |
| Transferts hors UE | Logs Vercel : USA — SCC + DPF |
| Durée de conservation | 1 an (conformément aux exigences LCEN), puis purge ou anonymisation |
| Mesures de sécurité | Logs en lecture seule, accès restreint aux administrateurs, alerting automatique |
Fiche n° 7 bis — Assistance à la rédaction par intelligence artificielle
| Responsable | Le Client (centre de formation ou entreprise) — MIBsoft agit en sous-traitant |
| Finalité | Aider un formateur ou un préventeur à structurer une analyse : arbre des causes d'un accident, compte rendu de visite, diagramme d'Ishikawa, cinq pourquoi, cotation d'un risque, retour d'expérience. Et, séparément, l'analyse quotidienne des signaux de sécurité de la plateforme. |
| Base légale | Exécution du contrat, pour une fonctionnalité facultative que l'utilisateur déclenche lui-même |
| Catégories de personnes | Personnes citées dans le texte que l'utilisateur soumet — le plus souvent un salarié impliqué dans un accident ou une situation de travail |
| Catégories de données | Le seul texte saisi par l'utilisateur. Aucun identifiant de compte, aucune adresse, aucune pièce jointe. |
| Destinataires | Anthropic PBC (API Claude) |
| Transferts hors UE | Oui — États-Unis, encadrés par les Clauses Contractuelles Types. C'est le seul transfert sortant de données de contenu de la plateforme. |
| Durée de conservation | Chez MIBsoft : la réponse est rendue à l'utilisateur et enregistrée avec son analyse, selon la durée de celle-ci. Chez le sous-traitant : conservation limitée par sa politique, sans réutilisation pour l'entraînement des modèles. |
| Mesures de sécurité | Appel serveur à serveur en TLS, clé d'API détenue côté serveur et jamais exposée au navigateur ; fonctions réservées aux utilisateurs authentifiés ; minimisation du texte transmis à ce que l'utilisateur a lui-même saisi |
Fiche n° 7 — Prospection commerciale (optionnel)
| Responsable | MIBsoft |
| Finalité | Prospection commerciale B2B auprès de centres de formation cibles, suivi opportunités |
| Base légale | Intérêt légitime (prospection B2B sur emails professionnels nominatifs, dispensée de consentement — art. L. 34-5 CPCE) |
| Catégories de personnes | Représentants de centres de formation prospects |
| Catégories de données | Nom, prénom, fonction, email pro, téléphone pro, centre employeur |
| Destinataires | Équipe commerciale MIB |
| Transferts hors UE | Aucun (CRM hébergé en UE) |
| Durée de conservation | 3 ans à compter du dernier contact |
| Droit d'opposition | Lien de désinscription dans chaque email et email dpo@mibsoft.fr |
Branche ENTREPRISE — fiches 8 à 13
Les fiches 1 à 7 décrivent la branche FORMATION. Les suivantes décrivent la branche ENTREPRISE : registre de sécurité incendie, permis et plans de prévention, main courante et rondes, clés et badges, module CSE et HSE.
Pour l'ensemble de ces traitements, MIBsoft agit en sous-traitant au sens de l'article 28 : le responsable de traitement est l'entreprise, l'établissement ou le comité social et économique qui utilise le service. Ces fiches sont donc tenues en application de l'article 30 §2, et fournies aux Clients qui en font la demande.
⚠️ Deux formalités qui incombent au Client, et que MIBsoft ne peut pas accomplir à sa place
La fiche n° 11 (main courante, prises de poste, rondes) décrit un traitement qui constitue un suivi de l'activité de salariés : heures de prise et de fin de poste, pauses et leurs motifs, points de contrôle horodatés. En droit français, cela impose au Client, en sa qualité d'employeur et de responsable de traitement, d'informer individuellement les personnes concernées et de consulter son comité social et économique avant la mise en place (article L. 2312-38 du Code du travail). Un tel traitement figure par ailleurs sur la liste CNIL des traitements pour lesquels une analyse d'impact (AIPD) est attendue.
Ces démarches supposent de connaître l'organisation du Client et ses instances : MIBsoft ne les effectue pas et ne peut pas les effectuer. MIBsoft fournit en revanche, sur demande, les éléments techniques nécessaires à l'analyse d'impact — catégories de données, durées, mesures de sécurité, sous-traitants.
Fiche n° 8 — Comptes utilisateurs des clients entreprise (sous-traitance)
| Rôle MIB | Sous-traitant (le responsable est l'entreprise, l'établissement ou le CSE employeur) |
| Finalité | Ouvrir et gérer les accès des agents, responsables et intervenants au service ; cloisonner ce que chacun voit selon son site et son niveau |
| Catégories de personnes | Salariés du Client (agents de sécurité, responsables sécurité et HSE, membres du CSE) et intervenants d'entreprises extérieures à qui un accès est ouvert |
| Catégories de données | Identité (nom, prénom), courriel, entreprise de rattachement, niveau d'habilitation, sites autorisés, dates de création et d'archivage. Code d'accès personnel : conservé sous forme hachée, et également en clair, afin que le responsable puisse le redonner à un agent qui l'a oublié. Compteur de tentatives échouées et date de verrouillage. |
| Destinataires | Le responsable du compte client et les personnes qu'il habilite ; l'équipe support MIBsoft sur demande explicite |
| Transferts hors UE | Aucun (Supabase Frankfurt) |
| Durée de conservation | Durée du contrat ; un utilisateur archivé cesse d'accéder au service, et sa fiche est purgée 30 jours après la fin du contrat (réversibilité) |
| Mesures de sécurité | Cloisonnement par client et par site (RLS), et refus de lecture au niveau de la colonne pour le code d'accès — haché comme en clair : aucun rôle applicatif, même connecté, ne peut le lire ; seules les fonctions de vérification, exécutées côté serveur, y accèdent. Verrouillage après plusieurs échecs. Une surveillance automatique signale toute nouvelle colonne de cette table qui ne serait pas explicitement autorisée. |
Fiche n° 9 — Registre de sécurité incendie (sous-traitance)
| Rôle MIB | Sous-traitant (le responsable est l'exploitant de l'établissement) |
| Finalité | Tenir le registre de sécurité incendie prévu par l'article R. 143-44 du Code de la construction et de l'habitation — vérifications périodiques, travaux, visites de commission, formations du personnel — et le présenter en cas de contrôle |
| Base légale (pour le Client) | Obligation légale de l'exploitant (art. 6.1.c RGPD) |
| Catégories de personnes | Intervenants des sociétés de vérification et de maintenance, membres des commissions de sécurité, personnel de l'établissement, signataires et viseurs du registre |
| Catégories de données | Nom de l'intervenant et sa société, nature et date de l'intervention, constats et travaux, conformité, prochaine échéance ; nom, fonction et rôle des signataires et des viseurs, avec horodatage ; pièces jointes déposées (rapports de vérification) et leur empreinte ; journal d'audit nominatif des actions. |
| Destinataires | Les personnes habilitées de l'établissement, et les autorités de contrôle (commission de sécurité, service d'incendie et de secours) à qui le registre est présenté |
| Transferts hors UE | Aucun |
| Durée de conservation | Durée du contrat. Le registre est un document que l'exploitant doit pouvoir produire dans la durée : il lui est restitué intégralement avant la purge, 30 jours après la fin du contrat |
| Mesures de sécurité | Cloisonnement par établissement (RLS) ; chaînage par empreintes des entrées, des visas et des actions d'audit — une ligne ne peut pas être modifiée après coup sans que la chaîne le montre. Un registre clôturé est scellé. |
Fiche n° 10 — Permis de feu, permis de travail, plans de prévention et signatures (sous-traitance)
| Rôle MIB | Sous-traitant (le responsable est l'entreprise utilisatrice qui délivre le permis ou établit le plan) |
| Finalité | Établir, faire signer, suivre et clore les permis de feu, les permis de travail et les plans de prévention (articles R. 4512-6 et suivants du Code du travail), y compris les rondes de surveillance après travaux |
| Base légale (pour le Client) | Obligation légale de l'employeur et de l'entreprise utilisatrice (art. 6.1.c RGPD) |
| Catégories de personnes | Donneur d'ordre, exécutant des travaux, personne chargée de la surveillance, représentants des entreprises extérieures, participants à l'inspection commune préalable |
| Catégories de données | Nom et fonction du donneur d'ordre, nom de l'exécutant, raison sociale et courriel de l'entreprise extérieure, liste nominative des intervenants, habilitations déclarées, nom du surveillant, lieu, nature et dates des travaux, risques et mesures. Pour chaque signature : nom, fonction, rôle, horodatage, image de la signature manuscrite et son empreinte. Rondes de surveillance : qui les a effectuées, à quelle heure, et ses observations. |
| Destinataires | Les personnes habilitées de l'établissement, et les signataires eux-mêmes, qui accèdent au document par un lien de signature ; l'inspection du travail sur réquisition |
| Transferts hors UE | Aucun |
| Durée de conservation | Durée du contrat — ces documents doivent pouvoir être produits en cas d'accident ou de contrôle ; restitution puis purge 30 jours après la fin du contrat |
| Mesures de sécurité | Cloisonnement par établissement ; chaînage par empreintes des documents et de chaque signature ; le lien de signature porte un jeton qui ne vaut que pour un document et un rôle ; les images de signature sont rangées dans un espace de stockage privé, hors de toute adresse publique. |
Fiche n° 11 — Main courante, prises de poste et rondes (sous-traitance)
| Rôle MIB | Sous-traitant (le responsable est l'employeur des agents) |
| Finalité | Tenir la main courante du poste de sécurité, enregistrer les prises et fins de poste, et tracer les rondes de sécurité et leurs anomalies — afin de rendre compte des événements survenus et des contrôles effectués |
| Base légale (pour le Client) | Intérêt légitime de l'employeur à la sécurité des personnes et des biens (art. 6.1.f), et obligation légale de surveillance pour certains établissements. La proportionnalité de ce traitement s'apprécie par le Client, qui doit pouvoir la justifier. |
| Catégories de personnes | Agents de sécurité et de sûreté, chefs de poste, et toute personne nommée dans une ligne de main courante |
| Catégories de données | Données de suivi d'activité : heure de prise et de fin de poste, poste tenu, pauses avec leur durée et leur motif, dérogations accordées et par qui, vérifications de prise de poste. Rondes : agent, heures de début et de fin, points de contrôle relevés un à un avec leur horodatage, état constaté, compte rendu, photographies des anomalies. Main courante : horodatage, catégorie, texte libre et nom de l'auteur — ce texte peut nommer des tiers. |
| Destinataires | Le chef de poste et les responsables habilités du Client ; en cas d'événement, les autorités saisies |
| Transferts hors UE | Aucun |
| Durée de conservation | Durée du contrat, puis purge 30 jours après la fin. Le Client est invité à définir une durée plus courte pour les données de suivi d'activité : les conserver au-delà de ce qui est utile à la traçabilité n'est ni nécessaire ni défendable. |
| Mesures de sécurité | Cloisonnement par client et par site ; une seule main courante ouverte à la fois, tenue par un poste identifié, afin que la chronologie soit unique et chaque ligne attribuable ; une ligne rectifiée est marquée comme telle plutôt qu'effacée ; photographies rangées dans un espace de stockage privé. |
| ⚠ Formalités du Client | Information individuelle des salariés et consultation du comité social et économique (art. L. 2312-38 C. trav.) ; analyse d'impact attendue par la CNIL pour ce type de traitement. Voir l'avertissement en tête de cette section. |
Fiche n° 12 — Clés, badges et leurs remises (sous-traitance)
| Rôle MIB | Sous-traitant (le responsable est l'exploitant de l'établissement) |
| Finalité | Savoir qui détient quelle clé ou quel badge, depuis quand et à quel titre, et constater sa restitution |
| Catégories de personnes | Détenteurs de clés ou de badges : salariés du Client, prestataires, intervenants extérieurs |
| Catégories de données | Nom, fonction et société du détenteur ; référence et desserte du support ; date de remise, motif, retour prévu, date de restitution et état constaté ; signature de la remise. |
| Destinataires | Les personnes habilitées de l'établissement |
| Transferts hors UE | Aucun |
| Durée de conservation | Tant que le support est détenu, puis le temps nécessaire à prouver sa restitution ; purge 30 jours après la fin du contrat |
| Mesures de sécurité | Cloisonnement par établissement ; signatures rangées dans un espace de stockage privé |
Fiche n° 13 — Module CSE et HSE : analyses, visites, DUERP et réunions (sous-traitance)
| Rôle MIB | Sous-traitant (le responsable est le comité social et économique ou l'employeur, selon celui qui souscrit) |
| Finalité | Rédiger et conserver les analyses d'accident et d'incident (arbre des causes, cinq pourquoi, Ishikawa), les comptes rendus de visite de sécurité, le document unique d'évaluation des risques professionnels, et les comptes rendus de réunion — y compris, si le Client le souhaite, à partir d'un enregistrement transcrit |
| Base légale (pour le Client) | Obligation légale (document unique, art. R. 4121-1 C. trav. ; analyse des accidents par le CSE, art. L. 2312-13) et intérêt légitime |
| Catégories de personnes | Salariés impliqués dans un accident ou un incident analysé, témoins, membres du CSE, participants aux réunions et aux visites |
| Catégories de données | Contenu rédigé librement par l'auteur, et nom de l'auteur. Ce contenu peut nommer un salarié et décrire les circonstances d'un accident du travail ; il peut alors comporter des éléments relatifs à sa santé, qui relèvent de l'article 9 du RGPD. Enregistrement sonore d'une réunion lorsque cette fonction est utilisée, et sa transcription par intervenant. |
| Destinataires | Les membres et personnes habilitées du Client. Pour les seules fonctions facultatives d'assistance à la rédaction : Anthropic PBC (le texte soumis — voir fiche n° 7 bis). Pour la seule transcription : Gladia. |
| Transferts hors UE | Anthropic : États-Unis, encadré par les Clauses Contractuelles Types, et seulement si le Client emploie ces fonctions. Gladia : traitement annoncé en Union européenne. |
| Durée de conservation | Durée du contrat, puis purge 30 jours après la fin. Exception : l'enregistrement sonore est effacé dès la validation du texte, et au plus tard sept jours après son dépôt ; son effacement chez le prestataire de transcription est demandé par MIBsoft dès le texte récupéré, et le résultat en est consigné. |
| Mesures de sécurité | Cloisonnement par client et par établissement ; audio rangé dans un espace de stockage privé et purgé automatiquement ; aucune analyse de sentiment ni d'émotion n'est demandée au prestataire de transcription. Le Client est invité à ne nommer une personne dans une analyse d'accident que lorsque c'est nécessaire — l'outil ne l'y oblige pas. |
Mise à jour du registre
Le présent registre est revu et mis à jour :
- À chaque création ou modification substantielle d'un traitement ;
- À chaque ajout ou retrait de sous-traitant ultérieur ;
- Au minimum une fois par an dans le cadre d'une revue annuelle de conformité.
Le registre est tenu à la disposition de la CNIL en cas de contrôle, conformément à l'article 30.4 du RGPD.
